Categorias na linguagem documentária são agrupamentos que manifestam particularidades em relação às áreas do conhecimento ou de atividade. Não são universais, mas servem a propósitos institucionais ou pontos de vista. Sua função é orientar a formação criteriosa de agrupamentos.

No paradigma clássico, aristotélico:

- as categorias constituem conjuntos mutuamente exclusivos e os limites entre as categorias são sólidos. O conceitos se relacionam entre si com base na semelhança (atributos comuns). As características que definem a categoria são individualmente necessárias e conjuntamente suficientes, como por exemplo: um objeto com 4 lados, 2 de igual tamanho e ângulo, numa figura fechada, constitui um retângulo. Se não tem tais característica, não é um retângulo.

A categoria subordinada possui todas as características da superordenada. Se determinamos que um objeto tem todas as coisas que caracterizam uma rosa, também diremos que têm todas as características de uma flor e de uma planta.

Categorias aristotélicas:
Substância
Quantidade
Qualidade
Relação
Operação
Processo
Estado
Espaço
Tempo

Nos paradigmas contemporâneos:
Para Wittgenstein, as categorias são formadas por ‘semelhanças de família’, mais do que por definições (similaridades parciais). Exemplo são as variações em jogos (jogos de carta, de bola, etc.): nem todos são categorizados juntos, porque não têm um conjunto de propriedades comuns, embora exista semelhança entre eles.

Para Eleanor Rosch (psicologia), uma categoria é constituída por uma rede de propriedades inter-relacionadas. Alguns exemplares definem melhor a categoria do que outros. Exemplo
- Truta é um exemplo melhor da categoria “Peixes” do que Baiacu;
- Rosa é melhor exemplo de flor do que Dente de leão;
- Pequenas flores da relva são exemplos de flores, porém não são membros equivalentes dentro da categoria.